Tips para lograr una mayor utilidad de tus estanterías

Puedes pensar que no tienes tiempo para la organización de los estantes de tu oficina, pero si realmente supieras cuánto tiempo te costó esa desorganización, lo reconsiderarías. Reorganizar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace despejar los escritorios, o si deslizas el desorden en un contenedor o en un cajón del escritorio.

Un espacio de oficina relativamente ordenado y sistemático despeja el camino para una mayor productividad.

Organizar tu oficina no tiene que tomar días, lo puedes hacer de a poco. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más eficaz si lo ves como un proyecto en curso, en lugar de un asalto masivo.

Al buscar formas de mejorar tus sistemas de archivo, sueles pasar por alto la configuración física de la sala de archivos: el tipo de equipo y suministros que usan y cómo se archivan los registros en ellos. Dado que gran parte de tu información aún se mantiene en papel, necesitas encontrar formas eficientes y efectivas de manejarla y almacenarla.

Aquí hay algunos tips sobre formas de hacer mejoras a tu archivo de documentos y lograr una mayor utilidad de las estanterías.

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• Usa estanterías en lugar de archivadores

Puedes usar estanterías fijas o móviles para obtener más área de archivo por pie cuadrado. Algunas unidades tienen estantes en ambos lados para que puedas acceder a ambas caras. También puedes obtener una variedad de configuraciones de estanterías para satisfacer necesidades especiales.

• No uses tu sala de archivos como almacén

Encuentra otro lugar para almacenar tus suministros, decoraciones navideñas y otros materiales no registrados.

• Usa los suministros de archivo correctos para el tipo de equipo que estás utilizando

Si usas estanterías, por ejemplo, las carpetas de pestañas laterales funcionarán mejor que la pestaña superior. El uso de carpetas o etiquetas codificadas por colores te permite identificar visualmente una clase o tipo de archivo específico, mejorando el acceso y ayudando a reducir los archivos incorrectos. Las carpetas expandibles o de acordeón funcionan bien en los estantes porque tienen lados cerrados que evitan que los registros se caigan.

• Usa etiquetas y guías para ayudar a localizar archivos y mantenerlos actualizados

Etiquetar tus estantes y colocar tarjetas de guía en cajones o en los estantes ayuda a los usuarios a encontrar lo que están buscando. Evita pegar etiquetas directamente en los gabinetes o estantes. Puedes obtener bolsillos o fundas para etiquetas con inserciones de etiquetas para colocar en el exterior del equipo, esto permite la revisión de las etiquetas con un mínimo de esfuerzo.

• Archivo de medios especiales en equipos de archivo especializados

Existen muchos tipos diferentes de estanterías, cajas y gabinetes para archivar registros que no son en papel, como diapositivas, mapas y dibujos. Archivar estos materiales en el equipo adecuado protege los medios y los hace más fáciles de encontrar.

Si bien estos consejos te ayudarán a mantener bien organizados tus archivos y optimizar el espacio de tus estanterías, es necesario que cuentes con las estanterías adecuadas para los requerimientos de tu oficina. Si requieres más estantes, en Recilock tenemos distintas opciones para ofrecerte.

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