¿Cómo organizar los archivos de tu oficina?

Cuando cuentas con tu propio espacio de oficina, es importante que tengas tu puesto de trabajo organizado, con los archivos en su lugar y otras pertenencias que no te quiten comodidad en el momento que estés laborando. Por eso el día de hoy te traemos la solución para que ordenes tus documentos y no fracases en el intento. 

¿Por qué es importante mantener los documentos de tu empresa organizados?

Es claro que si tienes organizados tus documentos, optimizarás el espacio de tu oficina y lograrás que funcione mucho mejor; además no perderás el tiempo buscándolos, ni tus colaboradores porque sabrás donde los ubicaste.

Adicionalmente, si los guardas en un buen lugar como en un kardex metálico los protegerás y no se te presentarán inconvenientes a la hora de necesitarlos. Realmente no es una tarea difícil sólo es cuestión de que te decidas a realizar una gestión documental precisa que te permita llevar un control de tus archivos.

Hay que comenzar a entender que para cualquier negocio los documentos son indispensables, porque son quienes tienen toda la información, historia y memoria de las actividades administrativas, por ello es necesario pensar en gabinetes metálicos de calidad para que facilitemos los procesos organizacionales.

¿Qué se necesita para archivar documentos?

Primero hay que saber la cantidad de archivos que se tienen en la oficina, porque de esta manera ordenar será una tarea más simple. Ahora, se deben almacenar por tema o asunto y su origen de procedencia como la fecha. Tampoco se pueden olvidar los folios o documentos de temáticas distintas y guardarlos en carpetas nuevas que lleven una marca identificadora.

Archivar tus documentos es la solución ideal para que tu trabajo sea más efectivo y que la productividad de la oficina se eleve oportunamente. No te limites y comienza a organizar tus papeles con el fin de que no haya más detractores del tiempo y obtengas los mejores resultados.

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¿Cómo se organizan los documentos en una oficina?

Muchos no lo saben, pero existen unos lineamientos que no sólo tienen la finalidad de archivar correctamente los documentos en cuanto su producción recepción sino también en la distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de conservarlos en buen estado y en un lugar seguro. 

Para esto, te traemos unas recomendaciones que te servirán en el proceso con el fin de llevar a cabo esta tarea de la forma más provechosa:

• En toda empresa debería existir un expediente administrativo, que permita agilizar la labor de almacenar los archivos. 

• Estos documentos tendrían que contar con un nombre que indique qué contiene cada carpeta donde se encuentran. 

• Cada departamento de la oficina debe mantener su documentación bien organizada para la formación del expediente donde irá incluida.

• Categorizar los archivos te ayudará en gran medida para que al buscarlos te sea fácil encontrarlos.

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Pasos para organizar los expedientes de tu oficina

1.  Reúne a tu equipo de trabajo:

Llega a un acuerdo con tu personal para que los archivos se dividan por áreas. De esta manera, descifrarán más rápido qué es cada documento.

2.  Subcategorías:

Para que sea aún más fácil, crea términos muy específicos, con eso puedes unirlos con una categoría general, así podrás buscarlos de forma veloz y precisa.

3.  Codificación de colores:

Aunque no lo parezca, al dividir las carpetas por distintas tonalidades puedes obtener una mayor visibilidad de tus documentos.

4.  Etiquetas:

Pon las categorías y subcategorías en etiquetas, con eso te será más fácil encontrar tu archivo y mantendrás el orden de tus los folders.

5.  Ordenar alfabéticamente:

Cuando ya hayas realizado los pasos anteriores, procede a organizarlos de la A a la Z, o incluso si te parece utiliza números si crees que puede funcionar mejor.

6.  Espacios:

Deja intervalos entre las carpetas para que los archivos no se expandan, una opción que puedes elegir es optar por un armario metálico, aquí te será muy sencillo acceder a tus documentos como lo desees.

Teniendo en cuenta lo descrito hasta aquí, ya sabes que es sumamente esencial contar con una herramienta que te permita tener tus archivos ordenados. Por eso, en Recilock te compartimos la solución, y es que en nuestro stock encontrarás ventas de kardex para que no des un paso atrás y comiences a organizar todos tus documentos de la manera en la que te indicamos, verás que será la solución a tus necesidades empresariales.