¿Cómo debes almacenar archivos en tu oficina?

Los documentos físicos todavía son importantes para las empresas, especialmente para algunas áreas organizacionales como lo es Recursos Humanos, Contabilidad y en muchos casos hasta la Gerencia. En muchas ocasiones no se cuenta con los espacios o implementos necesarios para guardarlos, por eso, necesitas algunas ideas para almacenar archivos de oficina.

Los documentos de archivo son tan importantes que no se deberían guardar sin tener al mayor cuidado. Todas esas carpetas deberían estar almacenadas de forma no solo ordenada, sino también en un espacio con características y métodos adecuados.

Esto es importante ya que probablemente tus documentos pasarán mucho tiempo guardados. El almacenaje de archivo a largo plazo tiene unas necesidades especiales para que las hojas, carpetas y papeles permanezcan intactos.

No te preocupes si no sabes cómo almacenar los archivos de tu oficina de la mejor manera. La mayoría de las personas no saben las especificaciones para el uso de un archivo. Por eso, a continuación, te contamos algunos tips que puedes aplicar para preservar tus documentos.

Elige los mejores materiales para proteger

Los documentos no se van a preservar a largo plazo si no cuentan con una “funda” protectora. Al estar todos juntos sin nada que los separe de la humedad, puede hacer que se comiencen a deteriorar.

Las fundas fueron diseñadas para esta labor, sin embargo, es importante escoger las de los mejores materiales. Busca fundas, carpetas, separadores y visores creados específicamente para archivar.

Es importante que estos accesorios permitan agregar folios, retirar documentos fácilmente y que sean resistentes a la humedad y al polvo.

Ten en cuenta lo que necesitarás en corto plazo

Organiza los documentos que necesitarás constantemente y los que no necesitarás por un buen tiempo de una forma que funcione para ti y los que trabajan contigo. Los elementos a los que no necesitas acceder de inmediato, pero que son igual de importantes, deben estar almacenados en un lugar seguro y fácil de encontrar.

Algunos registros pueden ser muy difíciles o imposibles de reemplazar. Mantenerlos seguros y accesibles es muy importante. Los documentos originales, especialmente aquellos con firmas, necesitan custodia. Incluso si tienes documentos en una computadora, es posible que desees poner una copia impresa en un archivo, en caso de que ocurra algo en tus archivos electrónicos.

Por otro lado, los documentos que no son tan sensibles, pero que necesitas constantemente, deben permanecer al alcance para su fácil uso.

Utiliza los muebles adecuados

Dependiendo de los archivos que necesites almacenar, debes elegir el tipo de mueble que vas a utilizar. Los kardex e incluso los casilleros de lockers pueden ser los adecuados para mantener los documentos seguros, lo importante es que conozcas la forma más efectiva de organizarlos.

Tanto los casilleros como los kardex son muy utilizados en todo tipo de empresas para guardar diferentes elementos. Si tu empresa aún no los tiene deberías considerarlos porque es debido a su utilidad y funcionalidad que son tan implementados.

¿Qué debes guardar y qué debes tirar?

Revisa periódicamente los elementos para decidir si aún deben conservarse. Reserva tiempo para depurar tus archivos de forma regular y usa un cronograma de retención como guía de cuánto tiempo guardar los registros.

Los registros que mantienes a largo plazo son un activo importante para tu empresa. Un poco de mantenimiento de rutina es todo lo que se necesitas para mantener útil tu futuro sistema de archivo de referencia y hacer que te sientas seguro de que puedes encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas.

Mantener los documentos de tu oficina no es tan complicado como puede parecer, si aplicas estos tips será una tarea sencilla de realizar. Para contar con los mejores sistemas de almacenamiento, conoce la venta de lockers y kardex de Recilock Chile.

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