Tipos de sistemas y métodos para el control de inventarios

Dentro de los diversos desafíos que a diario tiene que enfrentar el área de logística de tu empresa, uno de los más importantes, sin lugar a dudas, está relacionado con el correcto almacenamiento y orden de las bodegas. Aunque este lugar, en el que a diario entran y salen diferentes productos, materias primas, mercancías y demás, cumple un papel fundamental dentro del éxito empresarial de cualquier organización, en ocasiones, algunas compañías tienden a descuidar su administración, control y manejo, decisión que, lamentablemente les generará importantes pérdidas de recursos, tiempo y dinero en el futuro.

Con el objetivo de que este no sea tu caso, en esta nota de Recilock te explicaremos todo lo que necesitas saber en torno a la efectiva gestión y almacenamiento en bodegas. Desde cuáles son los tipos de sistemas de control, hasta qué métodos puedes emplear para garantizar el orden de tus inventarios. No pares de leer y conoce de qué manera puedes optimizar la administración de tus bodegas y los activos que almacenas en ella. 

¿Qué es un sistema de control de inventario?

Para poder controlar de forma efectiva los objetos que entraban, guardaban o salían cada día de sus bodegas, las empresas empezaron a utilizar, muchas décadas atrás, los sistemas de control de inventarios; un conjunto de herramientas, procesos y criterios que sirven para planificar, organizar y mantener un control efectivo del stock de productos, materias primas, y demás objetos que hacen parte de su operación. 

Para asegurarse de que su sistema de control de bodega es funcional y útil para su organización y para sus colaboradores, actualmente los empresarios han optado por utilizar un mobiliario que garantice mayor visibilidad, de modo que los operarios puedan ejecutar su control de inventario de manera más fácil y rápida. Por ejemplo, entre las alternativas más usadas en las bodegas están las cajas logísticas, las repisas, las estanterías, etc.

Tipos de sistemas de control de inventarios

Ya que tienes claro qué es y cuál es la función de los sistemas de control de inventarios dentro del mundo de la logística en bodegas, pasaremos ahora a explicarte cuáles son los 2 principales tipos de sistemas que existen, qué ventajas, desventajas te ofrece cada uno y cuáles son sus características. Conoce todo esto a continuación:

- Sistema de control de inventarios periódico

Este tipo de sistema se caracteriza porque, en determinados momentos, los colaboradores a cargo de llevar el control del inventario, modifican y actualizan los registros, teniendo en cuenta todos los movimientos que se hayan hecho previo a la fecha. A través de este sistema, es posible visualizar las diferencias entre las existencias que se tenían al inicio y al final, durante un periodo específico. 

Ventaja: Para aquellas empresas que no cuentan con un nivel de inventario demasiado alto, este sistema es perfecto, ya que no implica invertir en un costoso software de gestión ni otras herramientas tecnológicas.

Desventaja: La desventaja más obvia en este tipo de sistema, es que todo el proceso debe realizarse de forma manual, además de que no se puede acceder a información actualizada sobre el inventario en el instante en que se desee, sino únicamente en momentos específicos.

- Sistema de control de inventarios permanente

A diferencia del sistema anterior, en este los registros del inventario, que detallan las entradas y salidas de productos o materias primas, son actualizados a diario y de forma constante por el personal encargado. Ello significa que, tanto tú como empresario como tus colaboradores, tienen acceso en tiempo real a información actualizada sobre las existencias y los movimientos que han evidenciado los diferentes elementos almacenados en la bodega.

Ventaja: Haciendo uso de este sistema, tus empleados ya no necesitan contar los productos de forma manual o esperar a que llegue una fecha en específico para obtener información sobre el estado de tu bodega, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero.

Desventaja: Debido a la necesidad de mantener 100% actualizados los registros del inventario, es necesario hacer uso de un software de gestión que, integrado con un sistema de código de barras, pueda generar dicho reporte de forma correcta y en tiempo real, teniendo en cuenta, en todo momento, los diversos cambios que puedan hacer tus colaboradores sobre la entrada, salida o movimientos de los productos.

Técnicas de control de inventarios

Ahora bien, en conjunto con estos dos diferentes sistemas de control, hoy en día, las empresas también tienen la posibilidad de gestionar el almacenamiento de sus mercancías y objetos varios, haciendo uso de distintos métodos de control y clasificación. Conoce algunos de los más importantes a continuación:

- Método FIFO: las siglas “FIFO” que en inglés significan first in, first out, hacen referencia a un sistema en el cual las primeras materias primas o productos en entrar y ser almacenados en las estanterías metálicas de tu bodega, son los primeros en salir para su distribución y uso. Sus ventajas tienen relación con el hecho de que garantizan un alto nivel de rotación, lo que lo convierte en el método más adecuado para las empresas que manejan productos perecederos como farmacéuticas, industrias de alimentos, cosméticos, entre otros.

- Método LIFO: en este método, cuyas siglas “LIFO” (Last In - First Out) se traducen como “último en entrar - primero en salir”, las primeras mercancías y materias primas en entrar a tu bodega, son las primeras en salir para su comercialización y uso, independientemente de que en el lugar estén almacenados lotes anteriores de mercancías.  Este curioso método es perfecto solamente para las compañías que manejan productos y materiales que no tienen una fecha próxima de vencimiento como ropa, muebles, artículos de merchandising, etc. 

- Método de gestión ABC: a diferencia de los dos métodos anteriores, la estrategia de gestión ABC es mucho más compleja, ya que implica clasificar los objetos en tu bodega en las siguientes categorías:

- Categoría A: en este grupo, que ocupa el 20% de todo el stock del almacén, debes incluir los productos que, por ser más costosos, necesitan de mayor control y acceso en la estantería.

- Categoría B: por otro lado, los materiales y productos que hacen parte de este conjunto son de menor valor en comparación con los de la categoría A, y requieren menos vigilancia, gracias a que su nivel de rotación es más bajo y su control de inventario se ejecuta por lotes y no por unidades. Suele ocupar una posición media alta en la estantería y representan el 30% del stock.

- Categoría C: a este último conjunto hacen parte el 50% de toda la mercancía que se almacena en la bodega. Su porcentaje de rotación y nivel de control es sumamente bajo, por lo que, en las repisas para bodegas, suelen estar ubicados en las partes más altas.

Esperamos que ahora que conoces más a profundidad qué métodos y estrategias de gestión existen en la actualidad, puedas escoger cuál es el mejor método de control de inventarios para tu empresa. Complementa cualquiera de ellos con nuestros productos, desde estanterías metálicas y mini-racks, hasta cajas logísticas y lockers. Todo lo que puedes necesitar para tu almacén y tu área de logística, ¡está en Recilock!